Im Gewaltschutzkonzept ist an mehreren Stellen die Empfehlung gegeben, bestimmte Vorkommnisse, Verdachtsfälle oder Beschwerden zu dokumentieren. Wenn konkrete Personen in solchen Aufzeichnungen genannt werden oder sie indirekt durch Beschreibungen identifiziert werden können, so handelt es sich dabei um personenbezogene Daten und es sind die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung zu beachten. Jede Handhabung von personenbezogenen Daten bedarf einer Rechtmäßigkeit, im Normalfall die Zustimmung der betroffenen Personen. Nachdem im Bereich des Gewaltschutzes, etwa bei Verdachtsfällen, eine solche Zustimmung nicht eingeholt werden kann, ist eine solche Aufzeichnung DSGVO-konform nicht möglich.
Daher empfehlen wir, sämtliche solcher Aufzeichnungen in anonymisierter Form abzulegen, sodass nur die Bearbeiter der Dokumente den personenbezogenen Zusammenhang kennen. Diese Aufzeichnungen sollen zudem nur sehr vertraulich einem kleinen Personenkreis (schutzbeauftragte Personen und zuständige Vorstandsmitglieder) zur Einsicht stehen.
Weiters empfehlen wir, dass alle Personen, die generell im Verein mit personenbezogenen Daten zu tun haben, die Erklärung zur Datenschutzverpflichtung unterzeichnen (siehe Kapitel 8.4).#
SL/14.01.2025